Dobrý večer, mám zájem o 3pokojový byt v ulici Hradná z vašeho inzerátu. Byla by možná prohlídka tento týden, ideálně ve čtvrtek po 17:00? Je cena stále aktuální? Děkuji, Martina Kováčová, +421 900 000 000
Návrh odpovědi
✓ Schválil Peter (makléř)
Automatizace provozu
Hodiny vašeho týmu mají větší hodnotu než práce, která je zaplňuje.
Většina firem denně ztrácí hodiny na týchž drobnostech: čtení a třídění e-mailů, přepisování dat mezi systémy, honění se za follow-upy. SpearNex tuto práci sundá vašim lidem ze stolu – a každé rozhodnutí nechá na nich.
01Problém
Schopní lidé tráví den rutinou.
Nikdo nenajímá makléře, recruitera ani office manažerku na to, aby přepisovali e-mailové adresy do tabulky. A přesto velká část jejich dne padne přesně na takovou práci – drobnou, opakující se a takovou, kterou nelze ignorovat.
Každý úkol zabere pár minut. Dohromady zaplní celý týden – a když je narváno, jsou první, na co se zapomene.
Kam obvykle mizí hodiny
- 01Čtení, třídění a přeposílání příchozích e-mailů
- 02Přepisování stejných dat do dalšího systému
- 03Pamatování si a odesílání follow-upů
- 04Domlouvání termínů tam a zpátky
- 05Sestavování stejného týdenního reportu
- 06Drobné administrativní kontroly, které nikdy nekončí
02Skutečná cena
Cena nejsou jen hodiny. Je to pozornost.
Každé vyrušení kvůli rutinnímu úkolu odtrhne člověka od práce, která ho skutečně potřebuje – od klienta, vyjednávání, rozhodnutí.
- Čas
- Hodiny, které zmizí v úkolech, jež si nikdo nevybral.
- Pozornost
- Neustálé přepínání mezi skutečnou prací a rutinou.
- Odezva
- Poptávky, které čekají, než si někdo najde volnou chvíli.
- Kapacita
- Růst, který si vyžádá dalšího člověka místo lepšího procesu.
03Přístup SpearNex
Začínáme procesem, ne technologií.
Automatizace pomáhá jen tehdy, když odpovídá tomu, jak firma skutečně funguje. Proto se nejdřív díváme – a až pak stavíme.
- 01
Najít
Společně s lidmi, kteří práci dělají, najdeme opakující se úkoly, které váš tým stojí nejvíc času.
- 02
Zmapovat
Proces popíšeme krok za krokem: odkud informace přicházejí, kam míří a kdo s nimi pracuje.
- 03
Rozhodnout
Oddělíme, co spolehlivě zvládne systém, od toho, co potřebuje lidský úsudek – a řekneme to otevřeně.
- 04
Ponechat kontrolu
Váš tým schvaluje, opravuje a má poslední slovo. Systém připravuje, lidé rozhodují.
04Průběh
Co se stane s jedním příchozím e-mailem.
Příklad jedné poptávky, která projde automatizovaným procesem. Systém všechno připraví; než cokoli opustí firmu, schválí to člověk.
Zpracování
- Nová zpráva Poptávka přijata Čeká
- Kategorie Žádost o prohlídku Čeká
- Priorita Vysoká – konkrétní termín Čeká
- Extrahováno Jméno · telefon · nemovitost · preferovaný čas Čeká
- Akce Návrh odpovědi se dvěma termíny prohlídky Čeká
- Kontrola člověkem Čeká na schválení Čeká
- Odpověď Odesláno Čeká
- Záznam Uloženo do seznamu klientů · follow-up nastaven Čeká
Ilustrační příklad. Jména a údaje jsou smyšlené.
05Člověk má kontrolu
Nenahrazujeme lidi. Odstraňujeme opakující se práci kolem nich.
Automatizace zvládá to, co je strukturované a předvídatelné. Všechno, co vyžaduje úsudek, odpovědnost nebo vztah, zůstává vašemu týmu.
Systém
- Třídí
- Kategorizuje
- Připravuje návrhy
- Zapisuje
- Upozorňuje
- Směruje
Váš tým
- Rozhoduje
- Schvaluje
- Komunikuje
- Řeší výjimky
- Nese odpovědnost
Když si systém není jistý, dělá míň, ne víc – případ jde k člověku a nic se neztratí.
Předtím a potom
Stejná poptávka, vyřízená dvěma způsoby.
Dnes
- 1Přijde e-mailČlověk
- 2Někdo si ho přečteČlověk
- 3Někdo zjistí, o co jdeČlověk
- 4Někdo zkopíruje údajeČlověk
- 5Někdo aktualizuje tabulkuČlověk
- 6Někdo napíše odpověďČlověk
- 7Někdo si musí pamatovat follow-upČlověk
Se SpearNexem
- 1Přijde e-mail Systém
- 2Poptávka rozpoznána a zatříděna Systém
- 3Potřebné údaje extrahovány Systém
- 4Návrh odpovědi připraven Systém
- 5Zkontrolováno a schváleno Člověk
- 6Odpověď odeslána, údaje zapsány Systém
- 7Follow-up naplánován Systém
Příklad procesu. Každá firma ho má jinak – ten váš nejdřív zmapujeme.
Pokračovat
Podrobnosti na jedno kliknutí.
Kontakt
Řekněte nám o jednom procesu, který zabírá příliš mnoho času.
Začněte krátkým rozhovorem. Žádná prezentace ani závazek – nejdřív nasloucháme a upřímně vám řekneme, jestli má automatizace smysl.
Rozhovory vedeme slovensky, česky a anglicky.